ARCHOS è un sistema integrato di catalogazione, archiviazione e ricerca, che opera sulle differenti tipologie di documenti appartenenti ai fondi e alle collezioni dell’archivio Istoreto. Il sistema è costituito da due ambienti: Biografie e Metarchivi. ARCHOS biografie è una collezione di schede biografiche di persone e di Enti. Ogni scheda contiene le informazioni anagrafiche, il profilo biografico e le relazioni con altri documenti digitali allegati: bibliografici, filmografici, iconografici. Le schede biografiche possono inoltre essere in relazione coi fondi archivistici quando descrivono il ruolo di soggetto produttore. La ricerca di persone o Enti avviene interrogando i campi descrittori e per parola chiave. ARCHOS metarchivi si presenta come un multi-catalogo in cui l’accesso alle informazioni può avvenire in tre modi: esplorando la struttura gerarchica dell’archivio, oppure operando ricerche testuali attraverso la ricerca semplice o la ricerca avanzata. La struttura gerarchica dell’archivio è organizzata in livelli: fondi, serie, sottoserie, fascicoli, sottofascicoli, documenti. Ogni livello archivistico può essere ‘aperto’ cliccando sulla relativa icona, mentre attivando il collegamento del suo titolo si accede alla relativa scheda descrittiva. La ricerca semplice di un testo può essere effettuata nei campi descrittivi comuni di tutti i livelli (titolo, descrizione, trascrizione, note arcgivistiche, note bibliografiche) e nelle voci d’indice (soggetti, luoghi, persone, Enti, date, ricerche); è possibile filtrare una o più tipologia di documento (cartaceo, fotografico, manifesto, sonoro, video, oggetto), in modo da restringere la ricerca a fondi, fascicoli e documenti della tipologia scelta. La ricerca avanzata consente di interrogare i campi descrittivi specifici di ogni livello d’archivio o di una tipologia documentale.
In modalità avanzata la ricerca può essere via via raffinata operando ricerche restrittive in successione. Il sistema risponde alle interrogazioni presentando nel risultato della ricerca la lista delle varie schede descrittive degli elementi che corrispondono ai criteri impostati. Per quanto riguarda i fascicoli, i sottofascicoli e i documenti viene fornita anche l’informazione circa la loro posizione topografica nell’archivio attraverso la relativa segnatura e la collocazione. ARCHOS metarchivi è in grado di gestire la storia delle acquisizioni di un fondo nei suoi distinti versamenti avvenuti nel tempo. È disponible nei dizionari la lista delle parole chiave utilizzate nelle schede, suddivise per categoria. Si può accedere al topografico d’archivio per conoscere la collocazione fisica di una unità archivistica nota la segnatura mediante una ricerca testuale o in modalità grafica, ‘aprendo’ gli scaffali e visualizzandone il contenuto riposto nei ripiani. Gli utenti autorizzati possono operare in remoto sulle informazioni presenti nei database in modalità di modifica, effettuando variazioni, nuovi inserimenti o eliminazioni dei dati. Possono inoltre consultare il catalogo contenente tutte le tipologie di documenti digitali in grande formato. Per gli utenti non autorizzati il catalogo può invece essere consultato solo presso le nostre sale di studio.