Qualunque progetto di digitalizzazione non può prescindere da un’attività di catalogazione che permetta di tradurre i contenuti iconici e di contesto del materiale fotografico, così da valorizzare il fondo da cui proviene o un’intera collezione.

La trasposizione delle immagini dal formato analogico a quello digitale è solo una piccola fase del lungo lavoro di progettazione di una collezione fotografica digitale. La descrizione dei materiali e la loro gestione entro banche dati e opac è il vero traguardo di questi progetti, l’utilizzo di metadati riconosciuti rende uniforme la descrizione e ne garantisce l’interoperabilità ed il recupero dell’informazione.

La descrizione e la conseguente ricerca di uno standard di catalogazione nel caso delle fotografie risulta di difficile soluzione per la stessa natura dell’oggetto fotografia, in quanto spesso le raccolte sono eterogenee e la descrizione del contenuto di un singolo fototipo presenta problemi interpretativi al catalogatore. In Italia solo nel 1999, con la pubblicazione del Testo Unico per i Beni Culturali, è stato riconosciuto alla fotografia i valore di bene culturale e da allora il patrimonio fotografico storico, variamente disseminato sul territorio è conservato in archivi e biblioteche e descritto con i rispettivi standard in mancanza di una normativa specifica. Il documento fotografico è stato inizialmente descritto attraverso le regole di catalogazione americane, AACR dell’ALA, edite per la prima volta nel 1967 e solo nel 1977 l’IFLA ha proposto uno standard per il materiale non librario ISBD- NBM tra il quale è compresa la fotografia, mentre il più recente ISBD–ER è adatto per essere impiegato nella descrizione delle fotografie nate in formato digitale.

Dal 1978 è disponibile la seconda versione del codice di catalogazione angloamericano, AACR2, che comprende la fotografia ed i negativi stampati tra i materiali opachi e trasparenti usati per proiezioni, mentre agli inizi degli anni Ottanta la Library of Congress ha elaborato un’apposita normativa per la descrizione di materiale grafico, tra il quale rientra la fotografia, Graphic Materials.

In Italia, la prima importante esperienza di catalogazione di beni fotografici è stata condotta dalla Soprintendenza della Regione Emilia Romagna sulle linee metodologiche tracciate in La fotografia: manuale di catalogazione di Giuseppina Benassati, uno dei testi base per chiunque si avvicini alla descrizione di fototipi conservati in biblioteca. Per la catalogazione del materiale fotografico riprende gli standard ISBD (G) e (NBM) e rielabora la normativa delle RICA, delle AACR2 , dei Graphic Materials e la “Guida per la catalogazione delle stampe”, articolandosi in 7 aree: area del titolo e della responsabilità intellettuale, area dell’edizione, area del materiale, area della pubblicazione, area della descrizione fisica, area della serie ed area delle note.

Nel 1999 l’ICCD ha definito un formato specifico per il materiale fotografico, la Scheda F, in cui la rappresentazione iconografica dell'oggetto, ripresa nel verso e nel recto per una corretta interpretazione, completa la scheda descrittiva che si articola in 21 sezioni comprendenti 269 voci catalografiche, con un set minimo di dati compatibili con il formato UNIMARC.

Le 21 sezione, con voci divise in campi e sottocampi, è destinata a descrivere un unico oggetto, con particolare attenzione ai campi obbligatori: codici, localizzazione, ubicazione, oggetto, soggetto, cronologia, definizione culturale, dati tecnici, condizione giuridica e vincoli relativi, compilazione. Tali campi descrittivi permettono di trattare documento fotografico come contenuto (immagine) e come oggetto (supporto) e consentono diversi livelli di catalogazione, di cui il primo, o livello inventariale, permette comunque di identificare inequivocabilmente il documento nella sua specificità lasciando aperta la possibilità di completare la descrizione a livelli più dettagliati in un secondo momento ed eventualmente con l’aggiunta di nuova campi, in una struttura ricalcata sul set di metadati descrittivi Dublin Core, della Library of Congress.